ร่าง proposal ใหม่จากดีลที่เคยปิดได้

agent ฝ่ายขายที่ค้น proposal เก่าที่ใกล้เคียงใน SharePoint และอีเมลของลูกค้าใน Outlook ผ่าน Microsoft 365 connector ของ Claude แล้วร่าง proposal ใหม่ให้ผู้ดูแลลูกค้าเก็บงานต่อ

ปัญหา

ในเอเจนซีหรือบริษัท SI proposal ที่เคยปิดดีลได้มักกองอยู่ในโฟลเดอร์ SharePoint ที่ไม่มีใครหาเจอ งานใหม่แต่ละชิ้นจึงเริ่มจากหน้ากระดาษเปล่าหรือจากไฟล์ล่าสุดที่ผู้ดูแลลูกค้าเคยเขียน ตารางราคา ข้อความขอบเขตงาน และ case reference ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง แล้ว proposal ก็ส่งช้ากว่าที่รับปากลูกค้าไว้สองวัน

agent ทำงานอย่างไร

1. เริ่มต้น

   ผู้ดูแลระบบ Microsoft Entra (Global Administrator) ให้ความยินยอมระดับ tenant ครั้งเดียว และในแพ็กเกจ Team และ Enterprise ให้ Owner ของ Claude เพิ่ม Microsoft 365 connector ใน Organization settings เมื่อมีคำขอ proposal เข้ามา ผู้ดูแลลูกค้าสั่งให้ Claude ค้น proposal เก่าที่ใกล้เคียงที่สุดสามฉบับใน

2. agent ทำงาน

   SharePoint (ตามอุตสาหกรรม บริการ และขนาดดีล) อ่านอีเมลของลูกค้ารายนั้นใน Outlook แล้วร่าง proposal ใหม่โดยนำข้อความขอบเขตงานที่เคยใช้ได้ผล โครงสร้างราคา และ case reference ที่เกี่ยวข้องสองรายการมาใช้ พร้อมสรุปสมมติฐานทั้งหมดไว้ท้ายเอกสาร Claude ใช้สิทธิ์เดียวกับผู้ใช้ใน SharePoint และ Outlook จึงเห็นเฉพาะไฟล์ที่ผู้ดูแลลูกค้าเปิดได้อยู่แล้ว ถ้าแอดมินเปิด write actions Claude จะบันทึกร่างเป็นไฟล์ใหม่ในโฟลเดอร์ดีลบน

3. ผลลัพธ์

   SharePoint และเตรียมอีเมลนำส่งเป็น draft แต่แนบไฟล์ไม่ได้ ผู้ดูแลลูกค้าจึงต้องใส่ลิงก์เอกสารเอง จากนั้นตรวจราคากับ rate card ปัจจุบัน แก้ไข แล้วส่ง ไม่มีอะไรถึงมือลูกค้าโดยไม่ผ่านขั้นตอนนี้

ตัวอย่างการใช้งานจริง

เอกสาร Microsoft 365 connector ของ Claude ระบุความสามารถไว้ชัดเจน ได้แก่ ค้นหาและวิเคราะห์เอกสารทั่วทั้ง SharePoint และ OneDrive ค้นหาเธรดอีเมลใน Outlook และเมื่อแอดมินเปิด write actions จะสร้างและแก้ไขไฟล์ใน SharePoint และจัดการ draft อีเมลได้ ตัวอย่างพรอมต์ในเอกสารมีทั้งการหาเอกสารวางแผนใน SharePoint และการร่างอีเมลตอบเรื่องสัญญากับผู้ขาย ส่วนบทความใน help centre เพิ่มเรื่องการควบคุมไว้ว่า สิทธิ์เป็นแบบอ่านอย่างเดียวโดยค่าเริ่มต้น Claude อ่านไฟล์ Word, Excel, PowerPoint และ PDF ได้แต่ไม่อ่าน OneNote เครื่องมือเขียนไม่รับไฟล์แนบ และการค้น SharePoint ครอบคลุมทั้ง tenant เพราะยังจำกัดเฉพาะ site ไม่ได้ ทั้งสองหน้าไม่ได้เผยแพร่อัตราปิดดีลหรือชั่วโมงที่ประหยัดได้ จึงต้องวัดเวลาจากวันที่ได้รับคำขอถึงวันส่ง proposal ของบริษัทคุณเอง

แหล่งอ้างอิง

• https://claude.com/docs/connectors/microsoft/365
• https://support.claude.com/en/articles/12542951-enabling-and-using-the-microsoft-365-connector