ตอบคำขอใช้สิทธิข้อมูลส่วนบุคคลให้ทันกำหนด

agent ที่บันทึกคำขอใช้สิทธิของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลทุกเรื่อง (ขอเข้าถึง ขอแก้ไข ขอลบ) คำนวณกำหนดเวลาตามกฎหมายที่ใช้บังคับ ค้นหาข้อมูลของบุคคลนั้นใน Outlook, SharePoint, OneDrive และ Teams แล้วร่างหนังสือตอบรับและคำตอบให้คนตรวจก่อนส่ง

ปัญหา

เวลาลูกค้าหรืออดีตพนักงานเขียนมาว่า 'ขอข้อมูลทั้งหมดที่บริษัทเก็บของผมไว้' หรือ 'ช่วยลบข้อมูลของฉัน' ธุรกิจเล็กส่วนใหญ่ไม่มีขั้นตอนรองรับ ไม่มีใครรับผิดชอบ ไม่รู้ว่าต้องตอบภายในกี่วัน และข้อมูลก็กระจายอยู่ในอีเมล โฟลเดอร์แชร์ และแชท การตอบไม่ทันกำหนดหรือส่งข้อมูลผิดคน เสี่ยงกว่าตัวคำขอเองเสียอีก

agent ทำงานอย่างไร

1. เริ่มต้น

   เจ้าของติดตั้งปลั๊กอิน legal ของ Anthropic ใน Claude Cowork หรือ Claude Code แล้วเชื่อม Microsoft 365 connector ซึ่งต้องใช้บัญชีองค์กรหรือสถานศึกษา และทำได้แค่ค้นหาและอ่านอีเมลกับปฏิทินใน Outlook ไฟล์ใน SharePoint และ OneDrive และแชทใน Teams เมื่อมีคำขอเข้ามา agent ระบุประเภทคำขอ (ขอเข้าถึง ขอแก้ไข ขอลบ ขอระงับการใช้ ขอโอนย้าย คัดค้าน หรือขอไม่ให้ใช้เพื่อการตลาด)

2. agent ทำงาน

   เลือกกฎหมายที่ใช้ตามที่อยู่ของเจ้าของข้อมูลและพื้นที่ที่ธุรกิจดำเนินการ บันทึกวันที่ ประเภท ผู้ยื่น กฎหมาย กำหนดเวลา และผู้รับผิดชอบ แล้วร่างคำขอยืนยันตัวตนให้เหมาะกับระดับความเสี่ยง เมื่อยืนยันตัวตนแล้ว agent ค้นหาชื่อและอีเมลของบุคคลนั้นในระบบ Microsoft 365 แสดงรายการที่เจอพร้อมลิงก์ และตรวจข้อยกเว้น เช่น หน้าที่ตามกฎหมายที่ต้องเก็บข้อมูลไว้ การระงับการลบเพราะมีคดี และสิทธิของบุคคลที่สาม จากนั้นร่างหนังสือตอบรับและคำตอบ หรือหนังสือปฏิเสธบางส่วนที่ระบุฐานทางกฎหมายและสิทธิในการร้องเรียนต่อหน่วยงานกำกับ

3. ผลลัพธ์

   จากแม่แบบที่ธุรกิจบันทึกไว้ ถ้าเข้าเงื่อนไขต้องส่งต่อ (ข้อมูลของผู้เยาว์ ข้อมูลสุขภาพหรือชีวภาพ หน่วยงานรัฐหรือทนายเป็นผู้ขอ พนักงานที่มีข้อพิพาทอยู่) agent จะหยุดใช้แม่แบบและส่งเรื่องให้เจ้าของหรือที่ปรึกษากฎหมาย ทุกร่างต้องมีคนตรวจก่อนส่ง และการลบข้อมูลทำด้วยมือในระบบต้นทางเท่านั้น

ตัวอย่างการใช้งานจริง

สกิล compliance-check ในปลั๊กอิน legal ของ Anthropic ระบุกำหนดเวลาที่ใช้ไว้ว่า GDPR และ UK GDPR 30 วัน ขยายได้อีก 60 วันถ้าแจ้งผู้ขอ CCPA และ CPRA ต้องตอบรับภายใน 10 วันทำการและตอบเนื้อหาภายใน 45 วันปฏิทิน ขยายได้อีก 45 วัน ส่วน LGPD 15 วัน สกิล legal-response มีแม่แบบสำหรับหนังสือตอบรับ การขอยืนยันตัวตน การส่งข้อมูลตามคำขอ การปฏิเสธบางส่วนหรือทั้งหมด และการแจ้งขยายเวลา ติดตามกำหนดเวลาพร้อมตั้งเตือนในปฏิทิน และบอกชัดว่าไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ทั้งสองสกิลไม่ครอบคลุม PDPA ของไทย (PDPA ที่ระบุไว้คือของสิงคโปร์) ธุรกิจไทยจึงต้องเพิ่มกฎของไทยลงในแม่แบบเอง หน้า Microsoft 365 connector บน claude.com มีแต่เครื่องมือค้นหาและอ่าน (outlook_email_search, outlook_calendar_search, sharepoint_search, chat_message_search และอื่นๆ) agent จึงหาข้อมูลของบุคคลนั้นได้ แต่แก้ไขหรือลบเองไม่ได้

แหล่งอ้างอิง

• https://raw.githubusercontent.com/anthropics/knowledge-work-plugins/main/legal/README.md
• https://raw.githubusercontent.com/anthropics/knowledge-work-plugins/main/legal/skills/compliance-check/SKILL.md
• https://raw.githubusercontent.com/anthropics/knowledge-work-plugins/main/legal/skills/legal-response/SKILL.md
• https://claude.com/connectors/microsoft-365